Raportointi ja maksatus
Pohjoismaisen kulttuuripisteen hallinnoimista Pohjoismaiden ministerineuvoston ohjelmista projektillesi myönnettävä rahoitus voidaan maksaa sen jälkeen, kun olet hyväksynyt seuraaviin osiin jakautuvan neliosaisen sähköisen sopimuksen:
1. yleiset ehdot
2. taloudelliset ehdot
3. raportointia ja tilitystä koskevat ehdot
4. tiedotus ja viestintä
Kun hyväksyt sopimuksen, vahvistat hyväksyväsi Pohjoismaisen kulttuuripisteen asettamat rahoitusta koskevat ehdot. Samalla vahvistat, että muu rahoitus on kunnossa ja että projekti voidaan toteuttaa hakemuksessa esitettyjen suunnitelmien mukaisesti.
Tuen ensimmäinen maksatus tapahtuu Pohjoismaisen kulttuuripisteen saatua vahvistuksen siitä, että olet hyväksynyt tukea koskevat ehdot ja kun Pohjoismaisen kulttuuripiste on tarkistanut vastaanottajan pankkitiedot.
Pohjoismaisen kulttuuripisteen tukea koskevat ehdot:
Tukea saa käyttää ainoastaan niihin tarkoituksiin ja niissä aikarajoissa, joihin tuki on myönnetty. Jos projektissa tapahtuu muutoksia, sinun tulee mahdollisimman pian ilmoittaa muuttuneista olosuhteista Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle ja pyytää kirjallisesti Pohjoismaisen kulttuuripisteen hyväksyntä projektin tarkoituksissa ja/tai aikarajoissa tapahtuneisiin muutoksiin. Jos Pohjoismainen kulttuuripiste ei ole etukäteen hyväksynyt projektiin tehtyjä muutoksia, saatat joutua maksamaan tuen joko osittain tai kokonaan takaisin.
Julkisuussäännöt
Kaikki hakemuksia, myönnettyä rahoitusta, loppuraportteja ym. koskevat tiedot ovat julkisia ja ne voidaan julkaista Pohjoismaisen kulttuuripisteen verkkosivuilla tai muulla tavoin.
Myönnetyn rahoituksen peruuntuminen ja takaisinmaksuvaatimus
Jollet ole vuoden kuluessa myöntämiskirjeestä pyytänyt myönnetyn tuen maksua, tukipäätös lakkaa olemasta voimassa ja tuki mitätöidään.
Jollei tukea ole käytetty Pohjoismaisen kulttuuripisteen ehtojen mukaisesti, peruuntuu vielä maksamatta jäänyt tuki ja maksettu tuki voidaan vaatia takaisin. Jollei takaisinmaksuvaatimusta noudateta, Pohjoismainen kulttuuripiste luovuttaa asian perintään.
Residenssimoduulia koskevat erityisehdot
Tuki tulee käyttää 2 - 4 pohjoismaisen taiteilijan stipendien maksamiseen. Stipendien tulee kattaa kahden (2) kuukauden matka- ja elinkustannukset, mutta niitä voidaan jossain määrin käyttää myös taiteilijoiden työskentelyssään tarvitsemien välittömien materiaalikustannusten kattamiseen. Residenssikeskusten tulee vastata taiteilijoiden valinnasta itse, omien kriteeriensä mukaisesti. Tukea ei voida käyttää hallintokuluihin.
Residenssikeskusten vastuulla on itse selvittää näitä stipendejä koskevat sijaintimaan verosäännökset.
Tuki pyydetään maksettavaksi Pohjoismaisen kulttuuripisteen verkkosivuilla olevan hakijaprofiilin kautta.
Organisaation nimi, organisaationumero ja tili tulee ilmoittaa. Ellei tällaista tiliä ole ja projektin talous hoidetaan käyttämällä yksityishenkilön tiliä, ryhmän kaikkien vastuuhenkilöiden täydellinen nimi ja henkilötunnus on ilmoitettava Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle täytetyn valtakirjan muodossa. Tiedot raportoidaan kansallisille veroviranomaisille.
Projektinjohtajan tai yhteyshenkilön vaihtuessa siitä tulee välittömästi ilmoittaa Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle.
Tuensaaja vastaa siitä, että mahdollisista palkoista ja palkkioista maksetaan verot ja maksut tuensaajan asuinmaan tai projektin sijaintimaan säännösten mukaisesti.
Tuki maksetaan tuen suuruuden mukaan kahdessa tai kolmessa erässä.
Maksu kahdessa erässä (tuki enintään 30 000 euroa):
- Ensimmäinen, 85 %:n erä maksetaan, kun Pohjoismainen kulttuuripiste on vastaanottanut pankkitiedot ja organisaationumeron/henkilötunnukset.
- Toinen, 15 %:n erä maksetaan, kun Pohjoismainen kulttuuripiste on hyväksynyt loppuraportin ja projektin tilityksen.
Maksu kolmessa erässä (tuki yli 30 000 euroa):
- Ensimmäinen, 45 %:n erä maksetaan, kun Pohjoismainen kulttuuripiste on vastaanottanut pankkitiedot ja organisaationumeron/henkilötunnukset
- Toinen, 40 %:n erä maksetaan, kun Pohjoismainen kulttuuripiste on hyväksynyt tilanneraportin, joka tulee lähettää Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle projektin puolivälissä
- Kolmas, 15 %:n erä maksetaan, kun Pohjoismainen kulttuuripiste on hyväksynyt loppuraportin ja projektin tilityksen.
Projektin ylijäämäisyys
Jos tilitys osoittaa ylijäämää, Pohjoismaisella kulttuuripisteellä on oikeus vähentää ylijäämä jäljellä olevasta 15 %: n erästä ja mahdollisesti vaatia osa jo maksetusta tuesta palautettavaksi. Pohjoismaisen kulttuuripisteen osuus mahdollisesta ylijäämästä vastaa Pohjoismaisen kulttuuripisteen osuutta projektin kokonaisrahoituksesta.
Väliraportti
30 000 euroa ylittävien tukien kohdalla toinen erä voidaan maksaa vasta, kun Pohjoismainen kulttuuripiste on vastaanottanut ja hyväksynyt väliraportin. Väliraportti lähetetään sähköisesti kirjautumalla tuensaajan profiiliin Pohjoismaisen kulttuuripisteen hakutietokannassa.
Väliraportin tulee sisältää selvitys projektin etenemisestä sekä tilitys projektin kirjanpidossaan käyttämänä valuuttana.
Raportin tulee sisältää tiedot mahdollisista muutoksista projektin:
- hallinnossa (projektivastaava ja projektinjohtaja)
- sisällössä, toteutuksessa ja ajankäyttösuunnitelmassa
- tuloissa ja menoissa
- tiedotussuunnitelmassa
- sekä muut asiaan vaikuttavat tiedot.
Loppuraportti
Loppuraportti ja tilitys tulee lähettää mahdollisimman pian ja viimeistään kolmen kuukauden kuluttua projektin lopettamisajankohdasta. Projektin lopettamisajankohta on hakemuksessa ilmoitettu ajankohta edellyttäen, että Pohjoismainen kulttuuripiste ei ole hyväksynyt siihen muutosta. Loppuraportissa tulee olla kuvaus projektista ja sen tuloksista sekä liitetiedostona projektin tilitys projektin tileissään käyttämänä valuuttana. Loppuraportti ja tilitys tulee toimittaa sähköisesti Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle kirjautumalla hakutietokannassa olevaan tuensaajan profiiliin.
Loppuraporttiin ei tarvitse sisältyä tilitystä, jos olet saanut ainoastaan liikkuvuustukea.
Tilitys
Tuen ollessa enintään 30 000 euroa ei projektitilintarkastusta vaadita.
Tuen ollessa yli 30 000 euroa hyväksytyn tilintarkastajan tulee tarkastaa ja allekirjoittaa tilitys.
Tanskassa: Registreret revisor
Suomessa: HTM-tilintarkastaja (Kauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja)
Islannissa: Löggiltur endurskoðandi
Norjassa: Registrert revisor
Ruotsissa: Godkänd revisor
Pohjoismainen kulttuuripiste hyväksyy sen, että valtiollisten tai kunnallisten laitosten talousosastot (talouspäälliköt tai vastaavat) vahvistavat tilityksen, jos projektin hallinnosta vastaavat laitokset, jotka käyttävät kunnallista tai muuta julkista tilintarkastuselintä. Erityistä tilintarkastusta ei myöskään edellytetä projekteille, joissa tuensaajana on suoraan Pohjoismaiden ministerineuvostolle raportoiva laitos.
Pohjoismaisen kulttuuripisteen tilit tarkastaa Suomen valtiontalouden tarkastusvirasto.
Tuensaajan ei tule lähettää alkuperäisiä tositteita Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle. Tämä sopimus, tilitys ja kuitit tulee säilyttää niin monta vuotta kuin tuensaajan asuinmaan viranomaiset edellyttävät. Kuitit ovat tarpeen myös Pohjoismaisen kulttuuripisteen järjestämissä pistokokeissa.
Raportit ja tilitykset tulee merkitä hakemuksen tunnusnumerolla.
Pohjoismaiden ministerineuvosto edellyttää, että kaikki Pohjoismaiden ministerineuvoston ohjelmista tukea saaneet projektit tiedottavat asiasta kaikessa painetussa tai sähköisessä muodossa julkaistavassa aineistossaan. Logo on ladattavissa eri formaatteina verkkosivulta (www.kulturkontaktnord.org > Lehdistöhuone > Logo). Projektien verkkosivulinkit tulee lähettää Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle, jolla on oikeus käyttää niitä verkkosivuillaan.
Vapaakappaleet
Ohjelmien tuella tuotettavia julkaisuja, cd-levyjä, aikakauslehtiä, cd-rom-levyjä jne. tulee lähettää kutakin kaksi (2) kappaletta Pohjoismaiseen kulttuuripisteeseen. Joissain tapauksissa Pohjoismainen kulttuuripiste voi olla kiinnostunut saamaan useampia kappaleita, ja on silloin erikseen yhteydessä tuensaajaan.
Pohjoismainen kulttuuripiste toivoo lisäksi, että muu materiaali, esim. kuva- ja/tai äänitiedostomuodossa olevat dokumentoinnit, julkaisut, arvostelut jne. lähetetään raporttien liitteinä.
Ellei toisin ilmoiteta, Pohjoismainen kulttuuripiste voi ilman eri korvausta käyttää sille lähetettyä aineistoa tiedotustoiminnassaan, esim. Pohjoismaisen kulttuuripisteen hakemustietokannassa ja verkkosivuilla tai muussa Pohjoismaiseen kulttuuripisteeseen ja Pohjoismaiselta kulttuuripisteeltä tukea saaneisiin projekteihin liittyvässä tiedotusaineistossa. Pohjoismainen kulttuuripiste vastaa siitä, että kaikkien käytettyjen/lainattujen materiaalien lähde ilmoitetaan.